「Excelでの印刷時、プリンタの設定ではNアップ(2in1など)や両面印刷を指定したのに、実際にはなぜか片面印刷が大量に出力されてしまった!」
資料作成などの際、このような経験のある方は多いのではないでしょうか。
特にページ数の多い資料や、何部もまとめて印刷しているときには悲惨なことになります。
このようにNアップや両面印刷の設定が反映されないことの原因は、Excelファイルのシートごとのページ設定(拡大/縮小率や印刷品質など)がバラバラになっていることにあります。
今回は、この印刷に失敗してしまうやっかいなExcelファイルを、正しく印刷できるよう修正する方法について紹介します。
全シートのページ設定をまとめて統一する
Excelファイル全体を正しく印刷するには、全てのシートでページ設定を統一する必要があります。
しかしシート数が多いと、それらを個別に確認・修正することはかなり面倒な作業になります。
実はこのページ設定の作業は、個別に行うことなく複数スライドをまとめて設定することが可能です。
手順としては、まず全てのシートを選択し、その上で[ファイル]-[ページ設定]を選択します。
全てのシートを選択
[ファイル]-[ページ設定]
次に、この状態でページ設定の設定内容を入力し「OK」ボタンを押します。(設定ウィンドウには最初に選択したシートの設定値が表示されます。)
ページ設定ウィンドウ
これにより、選択していた全てのシートのページ設定が一括で行われます。
Excelの作業グループという機能を応用した方法なのですが、意外と知られていません。
また、ページ設定のウィンドウは印刷プレビュー画面からも呼び出すことが出来ますが、複数シートへの設定を行う場合は必ず「ファイル」メニューから呼び出す必要があるので注意してください。
ページ設定の変更により、シートによっては印刷範囲の修正が必要になる場合があるため、それらについては印刷プレビューを確認しながら個別に印刷範囲を設定し直します。
事前に正しく印刷できることを確認する
印刷の失敗を最小限に抑えるためには、ページ設定が終わってもすぐにはプリンタへ出力せず、念のためPC上で正しく印刷できるか確認してみることをお勧めします。
とはいえ、印刷プレビュー画面ではページ設定の混在を素早く確認することができません。
ページ設定の統一も含め、印刷イメージの確認を行うには「Document Image Writer」という印刷イメージ作成用の仮想プリンタが活用できます。(「Document Image Writer」はExcel2003に付属しています。それ以前のバージョンでは残念ながら使えません。)
印刷時にプリンタの選択で「Document Image Writer」を選択して印刷を実行すると、印刷イメージがファイルとして出力されます。
この時、Excelの全てのシートが一つのファイルにまとまって出力されるようであれば、ページ設定は統一されており、実際にプリンタで印刷してもNアップや両面印刷を正しく行うことができます。
逆に、「Document Image Writer」での出力時に印刷イメージの保存ダイアログが何度も表示され、複数のファイルに分かれて出力されてしまう場合、ページ設定が混在している可能性があります。
確認のポイントは、「Document Image Writer」で印刷したとき一つのファイルとして出力されるかどうか、です。
どうしてもうまくいかないとき
全てのシートでページ設定を統一しても、何らかの他の要因によって印刷がうまくゆかないというケースが存在するようです。(残念ながら私も詳細は把握できていません。)
このような場合は一旦「Document Image Writer」で印刷イメージを出力し、それらのページをドラッグ&ドロップにより一つのファイルとしてまとめれば、このファイルを使って確実に正しく印刷することが可能です。
ただしこちらの方法の場合、元のExcelファイルは改善されないので、あくまでその場しのぎの最終手段ということになります。
以上、ぜひ印刷の失敗を減らして地球に優しく、仕事の無駄も省きましょう!
参考ページ
複数シート印刷時のページ設定:Excel エクセルの使い方-印刷
一括ページ設定の方法はこちらが情報元。
Excelのページ設定を他シートにコピーする
今回紹介した手順により、個別シートへのページ設定のコピーも可能。
おいらのニッキ | Microsoft Office Document Image Writer インストール方法
Excel2003を使っているけれど「Document Image Writer」が表示されないという方は、こちらの手順で追加インストールできるようです。
ITmedia Biz.ID:Excelのお節介をなくす10の方法
おまけ。Excelを頻繁に使うならばこちらのTipsも参考になります。
参考書籍
Excelによるビジネス文書の作成に特化した解説書です。Excelでの資料作成を行う上で、知らなきゃ損な便利技が満載。一冊あるとグループ内でも何かと活躍します。
Comments»
(続)Excelで全シート一括両面2in1にする方法 [NO…
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