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ToDo管理については以前にも一度書いたことがありますが、今回は主に仕事のToDoを管理する方法について紹介したいと思います。

私の場合仕事ではPCの前に座っていることが多いので、ToDo管理にはPCのテキストエディタを使っています。

テキストエディタには、ToDo管理においてその他のツールにはない魅力的な利点が沢山あります。

ToDo管理を全くされていない方はもとより、ToDo管理に専用ソフトや紙製ツールを使っている方も、この機会に導入を検討されてみては如何でしょうか。

以下、テキストエディタを使ってToDo管理する方法と、その利点についてお話しします。

テキストエディタ

使用するテキストエディタは、ある程度機能がそろっていれば使い慣れたものでかまわないでしょう。

私の場合はJmEditorというどちらかというとマイナーなテキストエディタを使っています。

JmEditor

このエディタは左パネルに「ブラウザ(アウトライン)」、「お気に入り」、「ファイル(エクスプローラ)」を表示することができ、大変重宝しています。

また、すべてのパネルや表示要素について柔軟にカラーの設定ができる点も魅力です。

今回紹介する方法の一部はこのエディタの機能を活用したものになるので、お使いのエディタに合わせて適宜読み替えてください。

ToDo記述の基本ルール

ではここからが本題。

テキストエディタでToDo管理をするには、それなりの記述ルールを作る必要があります。

私は試行錯誤の結果、以下の管理方法に落ち着きました。

• 「■YYYY/MM/DD」で日付を区切り、新たしい日付が上にくるよう記述する
• 当日の日付内には「●ToDo」と「●Ｅｎｄ」を設け、未処理タスクと処理済タスクを分けて記述する
• 業務時間終了時にはその日処理した項目だけを残し、未処理の項目を次の日付へ移動する

基本的にはこれだけです。

記述イメージ

また、この他月単位では以下のようなルールを設けています。

• ファイル内に記述するのは当月分のみとし、過去のログは別ファイルに分けていく
• ファイルの先頭には月全体の目標等を記述する

ファイル先頭に月の目標を記述しておくと、日々のToDo確認と併せて読み返すことができます。

テキストエディタを使うことの利点

最近ではGTDブームもあって、ToDo管理の専用ツールも沢山存在するようですが、これらのツールと比べてテキストエディタの最大の利点となるのは、その自由度の高さです。

基本ルール以外の記述方法は完全に自由ですから、あらゆる関連情報を好きなように書き足していくことが出来ます。

たとえば、特定のタスクに関連するメモ情報は、同じ場所に書いておくのが便利でしょう。

また、優先順位を付けるのもコピー＆ペーストで並び替えれば簡単です。

タブでサブタスクを設定したり、改行を挟んでグルーピングすることもできます。

そして、過去のログはスクロールしてたどるだけで確認できますし、必要に応じて検索も可能です。

テキストエディタの機能を活用する

テキストエディタに備えられた機能を活用すると、ToDo管理をより快適にすることができます。

スクリーンショットを見て既にお気づきかもしれませんが、私の環境では記号に応じた強調表示を設定しています。

これによって、項目の区切りや重要なポイントが把握しやすくなるわけです。(テキスト操作だけでWISIWIGエディタに近い視認効果が得られます)

強調表示 - 設定

強調表示には日付とToDo/Endの分類の他、以下の記号に対してルールを設けています。

• 「＊」で次の作業(ピンク)
• 「[[ほげほげ]]」で重要事項(グリーン)
• 「＿？」で確認事項(イエロー)

ToDo管理のファイルは頻繁に開くことになるため、少ない手順で簡単に開けると便利です。

JmEditorでは「お気に入り」パネルに登録しておけば、そこから簡単にアクセスできるようになります。

「お気に入り」パネル

さらに、「アウトライン」パネルを使用することで過去の日付が一覧表示され、目的の日付へジャンプすることも可能です。

「アウトライン」パネル

さらに入力を効率化する

テキストエディタでのToDo管理において、頻繁に入力することになるのが「日付」と「記号」です。

日付の入力は、テキストエディタによっては入力支援の機能が用意されているはずです。

JmEditorにも現在の日付を挿入する機能があり、私はF8キーに登録しています。

また、日本語入力システムのAtokをお使いであれば、「きょう」と入力して変換すると現在の日付に変換されます。

頻繁に入力する記号である「■」と「●」は、いちいち「しかく」、「まる」と入力していたのでは面倒です。

これについては、それぞれ「ｓ」や「ｍ」の読み(全角)で単語登録してしまうのがお勧めです。

単語登録

これによって「ｓ」と入力して変換すれば「■」に変換されるようになります。(同じく「ｙ」で「→」なども登録しておくと便利です)

以上、これらの方法があなたの作業効率化のヒントになれば幸いです。

参考ページ

“PCで仕事”を早くする：第9回 PCですぐにメモを取るためのツール - ITmedia Biz.ID
こちらの記事を読んだのが、今回のエントリを書くきっかけになりました。同じようなことをしている人は多いのかも。
サクラエディタでToDoを管理するマクロ(管理人日記) - むぅもぉ.jp
ToDoリストで項目のチェック/アンチェックを行うマクロを公開されています。
ぽっとの陽だまり研究室 : GTD - テキストエディタで始めるGTD
GTDに従った項目での管理。エディタはvimを使われているとのこと。